房屋租赁合同公证及单方收回出租房屋的保全证据公证

案情概况

甲公司系北京市朝阳区一写字楼的出租人,在以往的租赁经营中,经常出现租户租约到期后锁门跑路或者失联,房屋无法腾退,也无法顺利续租的情况,导致遭受损失。后来甲公司了解到可以通过公证解决上述问题,便计划在新租户租赁房屋时,共同到公证机构申请办理租赁合同公证。

2016年4月,甲公司与新租户乙公司的代理人共同来到北京市某公证处,申请办理租赁合同公证。公证员张某审查了甲公司、乙公司的法人资质、代理人的身份和代理权限等证明材料后,受理了公证申请。公证员向甲公司、乙公司告知,按照租赁合同约定,如果乙公司不按期交纳租金和物业费,经催告仍拒不交纳或者失联的情况下,甲公司有权解除合同并将出租房屋收回。乙公司对此表示同意。公证员进一步告知申请人双方,应当在合同中明确用于催告的联系地址、电话、电子邮箱等信息,腾退出租房屋的条件,以及房屋中存放物品的处理方式。乙公司当场表示,如果自己违约并出现甲公司单方收回房屋的情形,同意其自行处置房屋内物品。公证员审查了双方达成一致意见的租赁合同,并办理了公证。几个月后,乙公司以“内部装修”为由突然关门,迟迟不营业并无法联系。2017年1月30日,甲公司按照合同约定,决定单方收回租给乙公司的办公场地,并向公证处申请办理单方收回出租房屋现场保全证据公证。在公证员张某的面前,甲公司的代理人按照乙公司留下的联系地址、电话和电子邮箱,拨打电话、以特快专递发出催告函及催告电子邮件。10天后,特快专递被退回,电子邮件也未收到回复,符合合同中对于“经催告失联”的认定情形。2月10日,公证员张某审查核实相关情况后,决定对单方收回出租房屋现场进行公证证据保全。当天下午,公证员张某和助理来到租赁办公场地,会同居委会工作人员、甲公司工作人员一同进入现场,进行物品清点,全程进行录像。公证员对于现场物品进行贴标、编号、登记、装箱并密封。清点完毕后,公证员及其助理和在场人员在物品登记清单和现场记录上签名,清点的物品交由甲公司按照合同处理。回到公证处后,公证员起草保全证据公证证词,经审批后出具了公证书。至此,甲公司顺利收回了出租房屋。